Wat is onbehoorlijke behandeling?

Een onbehoorlijke behandeling is respectloos, oneerlijk, niet volgens de regels of op een andere manier nadelig voor de student. Bijvoorbeeld wanneer je werk niet volgens de regels of op tijd is beoordeeld, als je onvoldoende begeleiding of onjuiste informatie krijgt, of als je op een beledigende of kwetsende manier wordt aangesproken.

Een klacht indienen

Als je vindt dat je onbehoorlijk bent behandeld door een medewerker of bestuursorgaan van de universiteit, kun je een klacht indienen bij de ombudsfunctionaris.

Ook voor alumni

Ook als je je studie al hebt afgerond, kun je een klacht indienen. Een voorwaarde is wel dat het voorval heeft plaatsgevonden in de tijd dat je aan de Universiteit Leiden studeerde.

Hoe dien je een klacht in?

Je kunt een klacht indienen bij de ombudsfunctionaris via het intakeformulier van de ombudsfunctionaris. Je kunt dit ook telefonisch doen, of  een afspraak maken via het secretariaat van de ombudsfunctionaris (zie de contactinformatie op deze pagina). Meestal vraagt de ombudsfunctionaris of zijn secretariaat je daarna nog om bovenstaand formulier in te vullen.

Wat gebeurt er met je klacht?

De ombudsfunctionaris beoordeelt eerst of hij de juiste persoon is om je klacht te behandelen. Zo niet, dan verwijst hij je naar degene waar je wel terecht kunt.

Onafhankelijk en vertrouwelijk

De ombudsfunctionaris is onafhankelijk en heeft geheimhoudingsplicht. Hij bespreekt niets met degene waarover je een klacht hebt ingediend, of met anderen, zonder dat jij hem daarvoor je uitdrukkelijke toestemming geeft.

Bemiddeling en advies

Als de ombudsfunctionaris je klacht in behandeling neemt, onderzoekt hij (in overleg met jou) of de klacht op te lossen is d.m.v. bemiddeling. In veel gevallen is het probleem op die manier op te lossen. Als bemiddeling niet mogelijk of gewenst is, kan hij je adviseren hoe je de situatie mogelijk zelf kunt verbeteren.
Ook kan uit nadere bespreking van de klacht blijken dat er toch reden is om bezwaar te maken via een formele procedure. De ombudsfunctionaris zal je dan op deze procedures wijzen.

Voorlopige beoordeling

Ter afsluiting van een klacht kan de ombudsfunctionaris een voorlopige beoordeling geven. Hierbij geeft hij aan welke onderdelen van een klacht volgens hem gegrond of ongegrond zijn. De uitspraak is slechts indicatief en informeel; je kunt hier dus ook geen bezwaar tegen aantekenen. Als je het niet eens bent met dit voorlopige oordeel kun je de ombudsfunctionaris vragen om een formeel onderzoek in te stellen.

Formeel onderzoek

De ombudsfunctionaris kan in uitzonderlijke gevallen een formeel onderzoek instellen. De conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek worden voorgelegd aan het verantwoordelijke bestuursorgaan en gerapporteerd aan het College van Bestuur. Hoe een formeel onderzoek precies in zijn werk gaat, kun je lezen in de Regeling Ombudsfunctionaris.