2 maart 2023

In semester 1 is er veel gediscussieerd over de invoering van My StudyMap, het nieuwe inschrijfsysteem, en dan met name over de inschrijving en bevestiging van (her)tentamens met bijbehorende deadlines. Inschrijving en vervolgens bevestiging van deelname aan een (her)tentamen zijn twee aparte stappen die beiden doorlopen moeten worden om deel te kunnen nemen aan het tentamen. Als deze beide stappen niet zijn doorlopen vóór het verstrijken van de deadline, kunnen studenten niet deelnemen aan een (her)tentamen.

Op universitair niveau is besloten dat we vasthouden aan het systeem en de gemaakte afspraken in het inschrijfprotocol (bijlage bij de Onderwijs- en Examenregeling). Hierin is in punt 6 het volgende opgenomen:

“Indien de student niet binnen de gestelde termijn van tien kalenderdagen voordat het tentamen plaatsvindt, reageert op het verzoek tot bevestiging, dan wordt de student automatisch uitgeschreven voor het tentamen. In dat geval wordt de student uitgesloten van deelname aan het tentamen.”

Er zijn wel verbeteringen en technische aanpassingen doorgevoerd om nog duidelijker zichtbaar te maken welke stappen er genomen moeten worden rond inschrijven en bevestigen, naast de reminders en bevestigingsmails.

De status van de inschrijving voor een tentamen wordt bijvoorbeeld duidelijker zichtbaarder gemaakt:

1. Student schrijft zich in voor een tentamen dan wordt er een oranje bolletje getoond met de tekst: “Inschrijving is nog niet definitief”.

2. Zodra de student deelname aan het tentamen bevestigt, wordt het bolletje groen met een wit vinkje om aan te geven dat de student is ingeschreven en deelname heeft bevestigd. De informatieboodschap wordt op het bolletje aangepast naar de keuze van de student ‘deelname bevestigd’ of ‘inschrijving geannuleerd’

3. Student bevestigt deelname niet en wordt automatisch uitgeschreven (situatie na deadline 10 of 5 dagen). Het bolletje wordt rood, en het vinkje ook. De informatieboodschap wordt aangepast naar ‘inschrijving is automatisch geannuleerd’

Daarnaast zullen we via studieadvies, het OSC en met de hulp van de vakcoördinatoren intensief blijven communiceren om studenten te attenderen op het bevestigen van de tentameninschrijving.

Wanneer een student zich toch niet kan houden aan de deadline voor het inschrijven en bevestigen van deelname voor een tentamen tijdens de periode van 10 tot 6 werkdagen voor een tentamen, dan kan hij zich kan melden bij het Onderwijs Service Centrum om samen naar een passende oplossing te zoeken.

Gezien het al zeer hoge percentage studenten dat de juiste stappen heeft gezet tijdens het eerste semester en de aanvullende maatregelen die nu genomen zijn, hebben we alle vertrouwen dat de komende tentamenperiode goed gaat verlopen.