Vrijstellingen en verzoekschriften
Wil je iets wijzigen in de door jouw opleiding vastgestelde studievereisten? Misschien wil je vrijstelling van een bepaald studieonderdeel omdat je de kennis al elders hebt opgedaan. Of je wilt de studiepunten die je aan een andere onderwijsinstelling hebt gehaald in Leiden laten meetellen. In die gevallen kun je een verzoekschrift indienen.
Hieronder lees je waarvoor je een verzoekschrift kunt indienen, en hoe je dat aanpakt. Als er voor jouw opleiding specifieke informatie beschikbaar is, vind je die op het tabblad van je opleiding of faculteit.
Het besluit over je verzoekschrift wordt genomen door de examencommissie van je opleiding.
Verzoekschriften in uSis
Wil je iets wijzigen in je studievereisten? Maak dan gebruik van verzoekschriften in uSis. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van vrijstelling, het laten erkennen van vakken die je in het buitenland volgt, of het aanvragen van een afwijkend aantal studiepunten voor een onderdeel uit het curriculum.
Je kunt een verzoekschrift indienen voor:
- Vrijstelling
Je gebruikt dit verzoekschrift als je vrijstelling wilt aanvragen voor een studieonderdeel. Hiervoor moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. - Afwijkend aantal studiepunten
Je gebruikt dit verzoekschrift als je voor het betreffende studieonderdeel een aantal studiepunten wilt krijgen dat afwijkt van het aantal studiepunten dat in de studiegids vermeld staat. Voor je verzoek moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. Heeft het betreffende studieonderdeel geen van tevoren vastgesteld aantal studiepunten? Dien dan geen verzoekschrift in, maar neem rechtstreeks contact op met je opleiding. - Extracurriculair vak
Je gebruikt dit verzoekschrift als je een studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. - Vervanging
Je gebruikt dit verzoekschrift wanneer je het betreffende studieonderdeel wilt vervangen door een ander studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden. Gebruik dit verzoekschrift bijvoorbeeld voor vrij in te vullen keuzevakken. - Extern onderwijs
Je gebruikt dit verzoekschrift altijd wanneer je een studieonderdeel bij een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden volgt en je het wilt laten meetellen voor je studie in Leiden. Dit verzoekschrift kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuze- of extracurriculaire vakken die je niet in Leiden volgt. Doorgaans wordt dit verzoekschrift eerst voorlopig goedgekeurd en na het aanleveren van bewijsmateriaal definitief beoordeeld.
Een verzoekschrift dien je in zodra je weet dat je één van deze wijzigingen wilt doorvoeren. Dat betekent: zo snel mogelijk en voordat het te volgen onderwijs van start gaat. Om na te gaan wat je in jouw geval precies moet doen, neem je contact op met de onderwijsadministratie van je opleiding.
Geen verzoekschrift op verzoekschrift
Heb je een verzoekschrift ingediend? Dan kun je voor datzelfde studieonderdeel niet nog een verzoekschrift indienen, ongeacht de status van je aanvraag. Ben je ondertussen veranderd van mening of kom je erachter dat je een verkeerde aanvraag gedaan hebt? Dan moet je het verzoekschrift eerst intrekken voordat je op datzelfde studieonderdeel een nieuw verzoekschrift kunt indienen.
Verzoekschrift intrekken
Wil je je ingediende verzoekschrift intrekken? Stuur dan een e-mail aan de onderwijsadministratie van je opleiding, onder vermelding van 'intrekken verzoekschrift nummer xxxx' (zie de bevestigingsmail). In de e-mail vermeld je je studentnummer en de reden voor het intrekken van je verzoekschrift. Wacht, voordat je verder handelt, eerst op de bevestiging van je opleiding.
Bewijsmateriaal
Ieder verzoekschrift moet kort en helder onderbouwd worden. Maak je gebruik van een verzoekschrift voor vrijstelling, afwijkend aantal studiepunten, of extern onderwijs? Dan moet je daarnaast ook bewijsmateriaal indienen. In het geval van vrijstelling doe je dat tegelijk met het indienen van je verzoekschrift. Bij de andere twee doe je dat na afronden van het betreffende onderwijs. Het gaat dan veelal om getuigschriften van behaalde studieresultaten.
Lever bewijsmateriaal altijd zo snel mogelijk na het behalen van je resultaten in. Als je te lang wacht, loop je het risico dat de resultaten niet meer kunnen worden opgenomen in je studievereisten.
Wat je precies moet inleveren, waar je dat doet en in welke vorm (digitaal of papier) verschilt per opleiding. Neem daarvoor contact op met je onderwijsadministratie.
Bezwaar aantekenen
Als je het oneens bent met de uitkomst van je verzoekschrift, kun je bezwaar aantekenen. Je stuurt binnen zes weken na ontvangst van het besluit een brief (beroepschrift) naar het College van Beroep voor de Examens met daarbij een kopie van het besluit. In de brief leg je uit waarom je het niet eens bent met het besluit en onderbouw je je bezwaar met voorbeelden en bewijsmateriaal.
Een vak binnen de Universiteit Leiden:
1. Open uSis en ga naar je “studievereisten”. Deze kun je op de volgende manieren bereiken:
- Klik links bovenaan op het witte schema (ECTS behaald / nodig)
- Klik op “inschrijven” en daarna op “inschrijven vanuit Mijn studievereisten”
2. Klik op een van de lege “dummyvakken” onder het kopje “Electives” (bijv. 6464EM01Y)
3. Kies voor “indienen verzoekschrift” en daarna voor “vervanging”
4. Vul de benodigde informatie in:
- “*Studiedeel”: klik op het vergrootglas en zoek de cursus die je gevolgd hebt door het studiegidsnummer in te voeren. Klik op “zoeken”. Kies voor de code die eindigt op een Y.
- “Toelichting student”: beschrijf de reden voor het indienen van het verzoekschrift (bijv. je wilt deze cursus in je keuzeruimte opnemen).
5. Klik op “Studiedeel Toevoegen” om meer keuzevakken toe te voegen (indien van toepassing).
6. Het is bij dit type verzoekschrift niet nodig om documenten aan het verzoekschrift toe te voegen.
7. Vul bij “link naar website” de weblink (URL) in van de vakbeschrijving in de E-Studiegids.
8. Klik op “indienen”.
Na goedkeuring wordt het vak opgenomen in je ‘studievereisten’ in uSis.
Een vak buiten de Universiteit Leiden:
1. Open uSis en ga naar je “studievereisten”. Deze kun je op de volgende manieren bereiken:
- Klik links bovenaan op het witte schema (ECTS behaald / nodig)
- Klik op “inschrijven” en daarna op “inschrijven vanuit Mijn studievereisten”
2. Klik op een van de lege “dummyvakken” onder het kopje “Electives” (bijv. 6464EM01Y)
3. Kies voor 'indienen verzoekschrift' en daarna voor 'Extern onderwijs'
4. Vul de benodigde informatie in:
- “Externe organisatie”: vul de naam van de universiteit in waar je de vakken gevolgd hebt
- “Originele vaknaam”: vul de volledige vaknaam in
- “Engelse vertaling vaknaam”: vul de volledige vaknaam in. Let op: vertaal de vaknaam niet zelf, maar gebruik de officiele Engelse vaknaam. Als deze niet bekend is, kopieer dan de originele vaknaam in het Engelse veld.
- “Aangevraagde eenheden (EC)”: vul het aantal ECTS in
- “Toelichting student”: beschrijf de reden voor het indienen van het verzoekschrift (bijv. je wilt deze cursus van buiten Universiteit Leiden in de keuzeruimte opnemen).
5. Klik op “Toevoegen Extern Onderwijs” om meer vakken toe te voegen (indien van toepassing).
6. Upload de juiste bewijsstukken (bijv. vakbeschrijving, originele cijferlijst indien het vak buiten Universiteit Leiden behaald is, etc.). Let op: ondanks dat je in uSis een cijferlijst kunt uploaden, is dit niet voldoende. Voor vakken die buiten Universiteit Leiden gevolgd zijn, moet de originele cijferlijst aan de balie van het OSC worden aangeleverd. Voor vakken die in het buitenland gevolgd zijn geldt dat de cijferlijst bij de exchangecoordinator wordt ingeleverd.
7. Vul bij “link naar website” de weblink (URL) in van de vakbeschrijving, indien van toepassing.
8. Klik op “indienen”.
Na goedkeuring wordt het vak opgenomen in je ‘studievereisten’. Na het behalen van het keuzevak moet je een schriftelijk bewijs van het tentamencijfer inleveren bij het Onderwijs Servicecentrum (OSC). Dit bewijs moet ondertekend en gewaarmerkt zijn door de universiteit waar je het vak gevolgd hebt. Let op: als je vakken in het buitenland hebt gevolgd, neem dan contact op met je buitenlandcoördinator.
Let op: Het aanvragen van een vrijstelling betekent dat je de opleiding ervan moet overtuigen dat je de kennis al elders hebt opgedaan. Dien een aanvraag voor een vrijstelling in bij aanvang van je studie. Gaat het om meerdere vakken waar je een vrijstelling voor wilt aanvragen? Neem dan eerst contact op met de studieadviseur en benoem je mogelijke vrijstellingen, zodat zij met je kunnen meekijken in je planning en de procedure.
- Open uSis en ga naar je “studievereisten”. Deze kun je op de volgende manieren bereiken:
- Klik links bovenaan op het witte schema (ECTS behaald / nodig)
- Klik op “inschrijven” en daarna op “inschrijven vanuit Mijn studievereisten”
- Klik op op het vak waarvoor je vrijstelling wilt aanvragen
- Kies voor “indienen verzoekschrift” en daarna voor “Vrijstelling”
- Vul de benodigde informatie in bij “Toelichting student”
- Beschrijf de reden voor het indienen van het verzoekschrift (bijv. je wilt vrijstelling aanvragen voor dit vak omdat je een soortgelijk vak hebt gevolgd gedurende…).
- Ga naar de online studiegids van de Universiteit Leiden en zoek het vak op waar je vrijstelling voor wilt aanvragen. Kopieer de leerdoelen, credits, niveau en literatuurlijst in het aanvraagformulier.
- Kopieer de leerdoelen, credits, niveau en literatuurlijst van het reeds behaalde vak in het aanvraagformulier. Zorg ervoor dat je in staat bent de literatuur aan te leveren aan de examencommissie indien dit verzocht wordt.
Let op: de woorden leerdoelen, credits, niveau en literatuurlijst kunnen anders zijn in de omschrijving van het reeds behaalde vak. Wanneer je twijfelt of hetzelfde wordt bedoeld, neem dan contact op met de studieadviseur van de desbetreffende universiteit.
- Upload de juiste bewijsstukken (bijv. vakbeschrijving, originele cijferlijst indien het vak buiten Universiteit Leiden behaald is, etc.). Indien de bewijsstukken in een andere taal zijn dan Engels of Nederlands, zorg dan dat het vertaald is in het Engels.
Let op: ondanks dat je in uSis een cijferlijst kunt uploaden, is dit niet voldoende. Voor vakken die buiten Universiteit Leiden gevolgd zijn, moet de originele cijferlijst aan de balie van het OSC worden aangeleverd. - Wil je andere informatie toevoegen ter verheldering, dan kan dat in het veld “opmerkingen”.
Let op: Deze informatie kan alleen dienen als aanvulling op het hierboven genoemde en niet als vervanging. - Vul bij “link naar website” twee weblinks (URL) in van de vakbeschrijving. Zowel voor het vak waar je vrijstelling voor aanvraagt als voor het reeds behaalde vak.
Beslistermijn Verzoekschriften en Vrijstellingen
In artikel 4.14 van de Regels en Richtlijnen van de examencommissie van de opleiding staat beschreven wat de beslistermijn is van de examencommissie als het gaat om verzoekschriften en vrijstellingsaanvragen.