Aanvragen afstuderen
Rond je afstuderen moet er van alles gebeuren. Niet alleen de universiteit, ook je faculteit en/of opleiding verwachten bepaalde dingen van je. Faculteiten hanteren verschillende regels en procedures voor het aanvragen en regelen van je afstuderen.
Stappen richting afstuderen
Er komt heel wat kijken bij afstuderen. Hieronder vind je globaal de stappen die naar je afstuderen leiden. Kijk altijd eerst naar de informatie van je faculteit en opleiding. De regels en procedures die zij hanteren kunnen hier namelijk van afwijken.
- Je behaalt het laatste resultaat dat nodig is om aan de exameneisen te voldoen.
- Je vraagt zelf afstuderen aan: bekijk onder de faculteits- of opleidingstab wat je allemaal voor je opleiding in orde moet maken om af te studeren. Het kan zijn dat je uit uSis het bericht 'Constatering afstuderen' ontvangt. In dat bericht wordt ook de mogelijkheid genoemd om uitstel van afstuderen aan te vragen.
- Als je afstudeert, word je niet automatisch uitgeschreven bij de universiteit. Je moet je uitschrijven via studielink. Maar uitschrijven is niet verplicht. Je mag ook ingeschreven blijven als je dat wilt. Lees alle informatie rondom herinschrijven en uitschrijven goed door.
Afstuderen uitstellen
Als je in uSis het bericht ‘Constatering afstuderen’ hebt ontvangen, maar je wilt nog niet afstuderen omdat je nog bezig bent met (een) extra vak(ken), extern onderwijs of een stage waarvan je wilt dat die op je diplomadocumenten genoemd wordt, dan kun je een verzoek uitstel van afstuderen aanvragen. Bekijk voor meer informatie het tabblad van je faculteit of opleiding.
Voorwaarden voor uitstel
Je kunt maximaal uitstel aanvragen tot de dag dat je één jaar langer ingeschreven staat voor je opleiding dan de nominale studieduur ervan (voor bacheloropleidingen is dat 3+1 jaar en voor masteropleidingen doorgaans 1+1 jaar). Ben je al meer dan een jaar uitgelopen, dan wordt je uitstel waarschijnlijk niet toegekend.
Officiële Regeling uitstel afstuderen
De regels en afspraken rond het uitstel van afstuderen zijn vastgesteld door het College van Bestuur van de Universiteit Leiden in de 'Regeling uitstel afstuderen Universiteit Leiden'.
Let op:
- Voor afstuderen in de zomerperiode gelden afwijkende deadlines.
- Kijk voor opleidingsspecifieke afspraken op de tab van je opleiding. De tekst hieronder is algemeen en kan afwijken.
Afstuderen Algemeen
Natuurlijk kun je pas afstuderen als je je laatste resultaat behaald hebt, maar om de werkzaamheden te kunnen plannen willen wij bij de Science Studenten Administratie graag vooraf al weten wie van plan is te gaan afstuderen in de komende tijd. Daarom is de aanmeldtermijn als je wilt gaan afstuderen (buiten de zomerperiode om) uiterlijk 6 weken voor het behalen van je laatste cijfer. Voor afstuderen in de zomerperiode geldt een afwijkende deadline. Wil je afstuderen in de zomerperiode (juli t/m september) dan geldt de deadline van 1 mei.
Ben je van plan je bachelorstudie af te ronden? volg dan de volgende stappen:
1. Zorg er dan voor dat je, je afstuderen tijdig aanvraagt via het daarvoor bestemde afstudeerformulier. (let op: nog niet alle opleidingen werken met dit formulier. zie de tab van je eigen opleiding voor eventuele afwijkende procedures)
De deadline voor aanmelden afstuderen is 6 weken vóór het behalen van je laatste resultaat. Óf voor afstuderen in de zomer 1 mei. Nog niet alle resultaten hoeven op het moment van aanvragen in uSis te staan of bekend te zijn. Maar duidelijk moet zijn met welk vakkenpakket je wilt afstuderen.
2. Meld indien nodig aan de medewerker van de Science Studenten Administratie als je studievereisten in uSis nog niet op orde zijn. Bijv. dat nog niet al je behaalde studiepunten zichtbaar zijn in je studievereisten. en/of er een verkeerde specialisatie wordt vermeld etc. (zie 'Studievereisten in uSis' onderaan deze pagina voor meer informatie)
3. Je bent als student zelf verantwoordelijk dat je laatste studieresultaten bij de Science Studenten Administratie ingeleverd worden. Houd dit dus zelf goed in de gaten! Ga er niet van uit dat de docent het cijfer wel zal inleveren! Bij een enkele opleiding zijn er nog last-minute hertentamengelegenheden. Daar hebben de medewerkers van de Science Studenten Administratie uiteraard begrip voor, maar meld deze planning bij het aanmelden voor afstuderen. Voor afstuderen in de zomer geldt voor een tijdige afhandeling van je diplomering dat je laatste cijfer uiterlijk 15 juli geregistreerd is. Dit is zeker van belang als je door gaat stromen naar een Master.
Voor afstuderen voor je Masteropleiding kijk je voor de opleidingsspecifieke procedures op de tab van je opleiding. Óf mail je naar Studenten administratie van jouw opleiding (zie Pagina SSA voor juiste contactinformatie). Houd in ieder geval rekening met onderstaande stappen:
1. Zorg er dan voor dat je, je afstuderen tijdig aanvraagt.
De deadline voor aanmelden afstuderen is 6 weken vóór het behalen van je laatste resultaat. Óf voor afstuderen in de zomer 1 mei. Nog niet alle resultaten hoeven op het moment van aanvragen in uSis te staan of bekend te zijn. Maar duidelijk moet zijn met welk vakkenpakket je wilt afstuderen.
2. Meld indien nodig aan de medewerker van de Science Studenten Administratie als je studievereisten in uSis nog niet op orde zijn. Bijv. dat nog niet al je behaalde studiepunten zichtbaar zijn in je studievereisten. en/of er een verkeerde specialisatie wordt vermeld etc. (zie 'Studievereisten in uSis' onderaan deze pagina voor meer informatie).
3. Je bent als student zelf verantwoordelijk dat je laatste studieresultaten bij de Science Studenten Administratie ingeleverd worden. Houd dit dus zelf goed in de gaten! Ga er niet van uit dat de docent het cijfer wel zal inleveren! Bij een enkele opleiding zijn er nog last-minute hertentamengelegenheden. Daar hebben de medewerkers van de Science Studenten Administratie uiteraard begrip voor, maar meld deze planning bij het aanmelden voor afstuderen. Voor afstuderen in de zomer geldt voor een tijdige afhandeling van je diplomering dat je laatste cijfer uiterlijk 15 juli geregistreerd is.
Als je voldoet aan de eisen van je studie maar nog niet wilt afstuderen omdat je nog bezig bent met (een) extra vak(ken), extern onderwijs of een stage waarvan je wilt dat die op je diplomadocumenten genoemd wordt, dan moet je een verzoek tot uitstel van afstuderen aanvragen.
Vergeet niet om je via Studielink uit te schrijven, wanneer je niet meer verder studeert. Wanneer je na je Bachelor besluit een Master te volgen, moet je jezelf ook via Studielink voor deze masteropleiding aanmelden. Voor meer informatie over uitschrijven zie ‘uitschrijven of herinschrijven’
In uSis wordt in het onderdeel 'Studievereisten' weergegeven welk programma je volgens de OER (Onderwijs en Examenregeling) zou moeten volgen om te kunnen slagen. Pas als al je studieresultaten zichtbaar zijn in 'studievereisten' kan een diploma en bijbehorend supplement worden gemaakt. In 'studievereisten' zijn de verplichte vakken van je curriculum zichtbaar en een aantal door veel studenten gekozen keuzevakken.
Maar er is zoveel keuzemogelijkheid dat niet alle vakken die je kunt volgen, genoemd zijn. Om toestemming te krijgen tot het volgen van een dergelijk keuzevak zal je een verzoekschrift moeten indienen bij de examencommissie. Voor studenten die binnenkort gaan afstuderen zijn de volgende twee scenario’s denkbaar:
- Je hebt in het verleden al toestemming gekregen voor een vak. Lever in dit geval het bewijs van deze toestemming in bij de Science Studenten Administratie. De medewerker van de Science Studenten Administratie zal er voor zorgen dat deze goedkeuring als nog wordt vastgelegd in uSis.
- Je hebt nog geen toestemming van de examencommissie voor het volgen van een vak. Dien in dat geval een verzoekschrift in op de wijze zoals vermeld onder Keuzeonderwijs.
Zodra je cijfer voor het goedgekeurde keuzevak in uSis wordt vastgelegd wordt het zichtbaar in je studievereisten en ben je weer een stapje dichter bij je afstuderen. Heb je over het bovenstaande nog vragen? Mail dan naar je studieadviseur (als het gaat om de inhoud van vakken of je programma), of naar usis-fwn@edufwn.leidenuniv.nl (als het gaat om een uSis-vraag).
Graduation Request
At least 6 weeks before you receive your final grade, you need to initiate your graduation procedure. You do this by filling in the Graduation Request Form. Request graduation no later than 1 May if you wish to graduate in the summer period (July until September).
The graduation process is as follows:
- Check in uSis if your personal information is correct (name, birth place etc.). Also check if all your courses and results are listed under both your results as in your requirements. If not please contact the Science Student Adminstration (SSA).
- Fill in the Graduation Request Form. The form will be automatically send to the SSA. (please note; we will only contact you if we have any questions regarding your request.)
- The SSA will check if the form is complete and filled in correctly and will send it to the Board of Examiners.
- The Board of Examiners will check if the mentioned program meets (or will meet) all the requirements to graduate and with which judicium.
Graduation Date:
Your graduation date will be de date of the last work day of the month in which you receive your last grade. In most cases this is the grade of your Master Research Project, but this can also be a grade of an exam. Please keep in mind that the date of your last grade is determined by the submission date plus 15 working days for review. Your graduation date will be mentioned on your diploma and diploma supplement. The graduation date is not the same date as the date of the Graduation Ceremony (the date you receive your diploma).
Handing in your Masters Research Project:
- Read the terms and conditions in the MSc Research Project Booklet carefully (see BrightSpace > Opleiding Biologie > MSc research projects)
- Upload your Research Report on both BrightSpace (for plagiarism check) and on ProjectMap (for assessment).
- Fill in the evaluation of the supervision in ProjectMAP.
- Make sure your second examiner (for the assessment of your report) is connected to your project in ProjectMAP via the Internship Coordinator
- Examiners have 3 weeks to assess your Research Report via the online forms in ProjectMAP.
- Please note: registration of your grade in Usis by the SSA can only be done after the assessment in ProjectMAP has been completed.
For more information and questions regarding your Research Project please check BrightSpace > Opleiding Biologie
Once your Graduation Request is approved by the Board of Examiners and all your results are registered in uSis, the SSA will register your graduation with the granted judicium. The SSA will make your diploma and contact the members of the Board of Examiners to sign the Diploma and Diploma Supplement (this takes approximately 3 weeks after graduation).
There are two ways to receive your diploma:
1. Receive your diploma during the Graduation Ceremony. If you mentioned this preference on your graduation request the SSA will email you the next possible date for your graduation (If you didn't mention this on your graduation request please send an email to: bio-admin@science.leidenuniv.nl).
2. Collect your diploma at the Front Desk of the Science Student Administration in the Huygens Building (1st floor). Please send an email to bio-admin@science.leidenuniv.nl for an appointment.
Do you need a certified copy of your diploma? You can download a certified extract of your diploma from the DUO diploma registry (Dutch government education agency). This has the same status as a certified copy in the Netherlands. All information on certified copies and transcripts can be found on the statements & proofs of graduation webpage
Once you are graduated (the date on which you recieve your last result), you need to deregister on Studielink. Please select the option 'graduation' as reason of deregistration.
For more information about deregistration please see this page.